Scrum : de l’usure des rituels

Le cadre Scrum est jalonné de rituels indispensables au bon fonctionnement d’une équipe. Le Scrum Master est responsable de leur bonne tenue mais aussi de leur efficacité. D’expérience, on remarque que lorsque l’équipe itère depuis plusieurs mois, l’efficacité des rituels diminue.

Le daily meeting

Quotidien, il est le plus fréquent des rituels Scrum. Il est aussi le plus normé car il doit être rapide (max 15min) et toujours se dérouler à la même heure et au même endroit pour réduire la complexité et faciliter sa tenue. Son importance est capitale et son efficacité doit être réelle.

Le Scrum master doit donc veiller à ce qu’il conserve son utilité en évitant les mauvaises habitudes des participants :

  • ponctualité
    Le matin c’est bien ! C’est le top départ de la journée Scrum. Les participants doivent impérativement être à l’heure. Le Scrum master doit rappeler à l’ordre les retardataires.
  • écoute
    Ce doit être un vrai moment d’échange. Il doit y avoir un dialogue réel entre les membres de l’équipe. J’ai remarqué que la proximité physique (attention Covid-19…) joue énormément sur les discussions. En obligeant les participants à se rapprocher physiquement, à resserrer le cercle, on améliore le dialogue.
  • implication et transparence
    L’équipe doit faire preuve de transparence afin que l’inspection réalisée soit efficace. Pour cela, les participants ne doivent rien dissimuler. Le management visuel est d’une redoutable efficacité car il montre à tout le monde et à un seul et unique endroit l’état d’avancement des tâches de chacun. Le bâton de parole marche aussi plutôt bien pour impliquer chaque participant et leur attribuer un créneau de parole.
    On doit aussi demander à chaque participant d’intervenir lui-même sur le management visuel pour déplacer ses tâches ou s’en attribuer une nouvelle. Cela l’impliquera d’avantage.
  • timebox
    15 minutes max ! La timebox oblige les participants à aller à l’essentiel et surtout à envisager un autre cadre (réunion, discussion, pair-programming…) pour la résolution de leurs problèmes.

J’adapte aussi parfois sa fréquence. Ce n’est pas tout à fait conforme à la théorie Scrum et cela réduit les opportunités d’inspection et d’adaptation. Mais, lorsque les stories sont encore un peu grosses et que l’avancement du travail n’est pas significatif d’un jour à l’autre, la réduction de la fréquence permet d’éviter les meetings « creux ». C’est nécessaire lorsque les participants disent : « pour moi, comme hier… ».

L’erreur la plus courante du Scrum master est de prendre le lead pendant les daily meetings. Cela empêche les participants de s’impliquer et d’échanger. Il faut rester en retrait et laisser l’équipe mener le meeting. Ce n’est pas une séance de rapport au Scrum Master ou au Product Owner (perso, je trouve bien qu’il soit présent), c’est un rituel qui doit permettre à l’équipe d’inspecter son avancement vers l’objectif du sprint.

Sprint-review et sprint-planning

Ces deux rituels sont très normés. On inspecte le résultat du sprint, on fait une démo de ce qui est terminé et on envisage la suite pour le prochain sprint.

En review, pour éviter la routine, il faut faire tourner les personnes qui réalisent la démo. Cela permet d’impliquer tout le monde.

Pendant le sprint-planning, le Product Owner doit expliquer à l’équipe les stories qu’il a retenues pour le nouveau sprint. Là encore, le Scrum Master doit laisser le lead pour obtenir une implication de l’équipe. J’aime bien aussi donner la parole, sur chaque story, au membre de l’équipe qui connaît le périmètre technique impliqué. C’est une sorte d’essaimage (cf. « Scrum, Claude Aubry, Editions Dunod ») qui permet l’engagement de chacun.

Le sprint-planning est fastidieux et le plus long des rituels Scrum. Il est exigeant mentalement, demande beaucoup de concentration et de réflexion. Je crois que le plus important pendant ce rituel est de faire des pauses. Son importance est capitale pour la réussite du futur sprint, tout le monde doit donc être totalement concentré.

La rétrospective

C’est certainement le rituel qui nécessite le plus de variété. Il est nécessaire de changer fréquemment le support et la formule pour obtenir des retours francs et transparents des membres de l’équipe. Sans cette transparence, l’inspection ne sera pas bonne.
On doit chercher à libérer la parole. Sans langue de bois, les membres de l’équipe doivent se dire les choses. Le Scrum Master veillera à ce que les conditions soient réunies pour que cela se fasse dans une atmosphère bienveillante. Le bon point de départ est de se dire que tout le monde a fait de son mieux pendant le sprint écoulé.

D’expérience, j’ai l’habitude de faire en sorte que les retours ne soient jamais nominatifs afin que personne ne soit ciblé. Ma règle : on ne cite aucun nom en rétro !

Pas mal de gens ont expérimenté de nombreuses formules de rétrospective. Une sélection ici https://pablopernot.fr/2015/03/festival-de-retrospectives/ .

Si on veut creuser un peu plus du côté émotionnel, je vous conseille la rétro Dixit : https://blog.myagilepartner.fr/index.php/2019/11/08/retrospective-dixit/ . Elle favorise l’empathie et oriente les retours sur un support annexe au projet et au travail quotidien (les illustrations Dixit).

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